19.05.2025
Planungsfrust vorprogrammiert? Diese Location-Fehler sorgen für Chaos mit Dienstleistern
Inhaltsverzeichnis
Fehler 1: Kein Platz für Technik & Personal
Die Location wirkt auf den ersten Blick wie ein Volltreffer: stylisch, zentral gelegen, perfekte Fotos auf Social Media. Doch sobald DJ, Caterer oder Technikteam aufbauen wollen, wird’s chaotisch. Die Fotobox steht vorm Notausgang, das Buffet versperrt den Weg zur Toilette und das DJ-Pult landet in der Garderobe.
Was viele dabei übersehen:
Die Angabe „für bis zu 100 Personen geeignet“ bezieht sich meist nur auf Sitzplätze – nicht auf Aufbauten, Durchgänge oder Flächen für Technik und Personal.
Wenn du planst, denk die Fläche ganzheitlich und zwar inklusive:
Technikzone (DJ, Bühne, Tonanlage)
Wege für Service und Catering
Sonderbereiche wie Fotobooth, Candybar oder Rückzugsraum
Anlieferung und Auf-/Abbau
ggf. Streaming-Setup bei hybriden Events
Zuschauerflächen vergessen – Ohne durchdachte Tribünen-Lösungen stehen Gäste im Weg oder sehen nichts.
Mach dir eine einfache Skizze des Raumes mit allen geplanten Stationen. Frag deine Dienstleister konkret, wie viel Platz sie wirklich brauchen. Viele Locations bieten auch Grundrisse oder virtuelle Rundgänge an. Nutz das!
Wenn du die Raumaufteilung von Anfang an mitdenkst, sparst du dir Stress vor Ort und sorgst dafür, dass alle professionell arbeiten können und das Event am Ende so läuft, wie du’s dir vorstellst.
Fehler 2: Strom? Fehlanzeige. Warum Technik und Küche nicht ins Dunkle gehören
Du hast an alles gedacht – fast. Dann steht der DJ mit drei Steckdosenleisten im Regen, das Buffet bleibt kalt und die Kaffeemaschine macht keinen Mucks. Willkommen im Albtraum vieler Eventlocations.
Was oft fehlt: eine solide Stromversorgung.
Und die braucht nicht nur das Technik-Team. Auch Catering, Licht, Beamer, Fotobox oder Streaming-Setups hängen davon ab. Also quasi alles, was dein Event wirklich rund macht.
Gerade bei Tagungen, Konferenzen oder hybriden Events wird das Thema Strom schnell kritisch. Normale Haushaltssteckdosen reichen da selten aus. Es geht um Stromkreise, Absicherung und eine gute Verteilung im Raum.
Das solltest du im Blick haben:
Gibt es Starkstromanschlüsse?
Wie ist die Verteilung im Raum – wo genau sind Steckdosen?
Gibt es abgesicherte Technikbereiche oder sogar Notstrom?
Welche Geräte bringen die Dienstleister mit und was stellt die Location?
Lass dir von der Location einen Technikplan geben und leite ihn direkt an deine Dienstleister weiter. So weiß jeder, woran er ist und du sorgst für einen reibungslosen Ablauf, bevor überhaupt das erste Kabel liegt. Denn wer die Stromfrage ignoriert, riskiert, dass das Event im wahrsten Sinne des Wortes ausgeht – vielleicht sogar mitten im Eröffnungstanz.
Fehler 3: Die Location ist top – aber niemand kommt durch
Stylisch, zentral, Insta-tauglich – alles scheint perfekt.
Bis der DJ mit seinem Equipment vor einer Einfahrt steht, die zu schmal für den Transporter ist. Das Catering-Team schleppt Kisten durchs Treppenhaus. Im Regen. Auf Zeitdruck. Mit wachsendem Frust.
Viele denken beim Event nur an den Veranstaltungsraum, aber nicht an die Logistik davor. Gerade wenn Technik, Buffet, Deko oder sogar Streaming-Equipment anrücken, wird fehlende Zugänglichkeit schnell zum Showstopper.
Dabei ließe sich viel Stress vermeiden, wenn bereits bei der Planung Transportwege, Ladezonen und Aufzüge mitgedacht werden.
Was du vorher checken solltest:
Gibt es eine direkte Anfahrtsmöglichkeit zur Location?
Wo genau wird angeliefert und mit wie viel Zeitpuffer?
Gibt es Parkplätze für Transporter und Dienstleister?
Sind Aufzüge vorhanden oder muss alles über Treppen?
Mach vorab einen kurzen Testlauf mit deinem wichtigsten Dienstleister oder bitte die Location um ein Video der Anlieferungssituation. Besonders bei hybriden Events zählt jede Minute.
Denn selbst die schönste Location bringt nichts, wenn der Zugang zum Albtraum wird.
Ein clever geplanter Ablauf spart Nerven und sorgt dafür, dass alle gut und pünktlich starten können.
Fehler 4: Kein Zeitplan. Kein Überblick. Chaos pur.
Der DJ baut gerade auf, während das Buffet durch den Saal rollt. Die Floristin hängt Girlanden, während der Techniker mit Kabeln jongliert. Jeder macht irgendwas, aber niemand weiß, was die anderen tun. Das Ergebnis? Frust, Hektik und ganz viel Improvisation.
Ein fehlender Ablaufplan ist einer der häufigsten und unnötigsten Fehler bei der Eventplanung. Ohne klaren Fahrplan arbeiten alle Dienstleister ins Blaue hinein. Und das kostet Zeit, Nerven und im Zweifel Qualität.
Was du brauchst, ist ein gemeinsamer Zeitplan, der alles im Blick hat:
Wann dürfen die einzelnen Dienstleister rein?
Wer baut zuerst auf und wer danach?
Gibt es feste Übergabezeiten?
Wann laufen Soundcheck und Lichttest?
Wer koordiniert alles mit der Location?
Erstell eine einfache visuelle Timeline z. B. mit Canva oder Google Sheets und teil sie mit allen. Frag aktiv nach, wenn’s Rückfragen gibt. So bist du auf der sicheren Seite.
Wichtig bei hybriden Events:
Hier muss auch das Timing der digitalen Abläufe (Streaming, Kameras, Technikchecks) sitzen. Ohne Plan wird’s schnell unübersichtlich.
Ein guter Zeitplan ist kein nettes Extra. Er ist das Rückgrat deines Events. Er sorgt dafür, dass alle Hand in Hand arbeiten und du am Ende glänzen kannst.
Fehler 5: Keine Regeln, keine Zuständigkeit – und du wirst zur Feuerwehr
Du bekommst panische Anrufe:
„Dürfen wir draußen kochen? Gibt’s Hauspersonal? Kann man die Bühne verschieben?“
Und plötzlich bist du nicht mehr Planer:in, sondern Feuerwehr, weil niemand weiß, wer wofür zuständig ist.
Viele Eventlocations haben eigene Regeln, Abläufe, manchmal sogar versteckte Auflagen, aber wenn die wichtigen Informationen nicht frühzeitig kommuniziert werden, fliegt dir am Eventtag alles um die Ohren.
Was vorher noch nach Routine aussah, wird zum improvisierten Krisenmanagement.
Dabei wäre es oft mit einem zentralen Infodokument oder einem klaren Übergabegespräch getan, bevor die Küche auf dem Parkplatz steht und keiner weiß, wie die Sicherung wieder reinkommt.
Was du unbedingt abklären solltest:
Wer ist Ansprechpartner:in vor Ort? Und wann erreichbar?
Gibt es Hausregeln (z. B. Lärmbegrenzung, Deko-Verbot, Auf- und Abbauzeiten)?
Wer kümmert sich um Reinigung, Müll, technische Betreuung?
Wie läuft die Schlüsselübergabe ab?
Mach dir für jede Location eine Eventlocation Checkliste, auf der du genau diese Dinge abhaken kannst. Je professioneller du das im Vorfeld klärst, desto entspannter wirst du am Tag selbst sein und desto mehr Respekt bekommst du von deinen Dienstleister:innen.
Denn echte Eventplanung Tipps bedeuten nicht nur Dekokonzept und Zeitplan, sondern auch, den Überblick zu behalten, wenn’s brennt. Und das kannst du nur, wenn dir alle Fäden rechtzeitig in die Hand gegeben werden.
Fehler 6: Versteckte Kosten & böse Überraschungen – wie dein Budget leise stirbt
Alles läuft nach Plan: Location gebucht, Budget steht, alle happy. Und dann kommt die Abrechnung. Auf einmal tauchen Posten auf wie
„Technikpauschale“,
„Korkgeld“,
„Nachtzuschlag“,
„Reinigung außerhalb der Geschäftszeiten“.
Und du denkst: Moment mal – das stand doch nirgends?
Willkommen im Klassiker der Eventplanung: Ein vermeintlich günstiges Angebot, doch die Kostenexplosion kommt im Kleingedruckten. Das sorgt nicht nur bei dir für Stress, sondern bringt auch deine Dienstleister in eine blöde Lage, wenn plötzlich doch weniger Budget da ist.
Diese Fragen solltest du unbedingt vorher klären:
Was ist im Mietpreis enthalten und was kommt noch obendrauf?
Gibt es Zusatzkosten für Technik, Strom, Reinigung, Sicherheit?
Was kostet’s, wenn das Event länger dauert als geplant?
Werden externe Dienstleister (z. B. Caterer oder DJs) extra berechnet?
Lass dir immer eine vollständige Kostenaufstellung geben – schriftlich, mit allen Eventualposten. Und geh sie mit deinen Dienstleistern durch. So gibt’s keine Überraschungen und du behältst den Überblick.
Gerade bei mehrtägigen oder aufwendigen Events lohnt sich das doppelt, weil du nicht nur dein Budget schützt, sondern auch das Vertrauen deiner Partner sicherst.
Fehler 7: Kein Vertrag, kein Backup, keine Kontrolle – und du trägst die Verantwortung
„Ach, das passt schon – das haben wir doch am Telefon geklärt.“
Wenn du diesen Satz hörst (oder selbst denkst), solltest du hellhörig werden. Denn was nicht schriftlich festgehalten ist, zählt im Zweifel nicht. Und wer steht dann da, wenn der Zugang plötzlich erst ab 16 Uhr erlaubt ist oder das Personal früher Feierabend macht? Richtig: du.
Als Eventplaner:in bist du das Bindeglied zwischen Location, Dienstleistern und Kund:innen. Ohne klare, verbindliche Absprachen wird selbst die schönste Location schnell zum Risikofaktor.
Das gehört immer schriftlich geregelt:
Zugangs- und Aufbauzeiten für dich und deine Dienstleister
Zuständigkeiten und Ansprechpartner:innen
Nutzung von Technik, Hausregeln, Reinigung, Rückgabe
Sondervereinbarungen (späte Endzeit, Außenbereich, etc.)
Storno- und Ausfallregelungen
Lass dir alle Absprachen schriftlich bestätigen – per Mail oder direkt im Vertrag. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite und kannst bei Rückfragen ganz entspannt sagen: „Ist alles geregelt.“
Denn gute Eventplanung hat nichts mit Misstrauen zu tun, sondern mit Verantwortung. Wer klar kommuniziert und sauber dokumentiert, schützt nicht nur sich selbst, sondern schafft auch Vertrauen bei allen Beteiligten.
Denke wie ein Profi – plane wie ein Dienstleister
Eine Eventlocation kann das Highlight deiner Veranstaltung sein oder der unsichtbare Grund, warum’s am Ende hakt.
Wenn du nur auf Look und Lage achtest, übersiehst du schnell, was hinter den Kulissen alles stimmen muss, damit dein Event rund läuft.
Die gute Nachricht:
Mit der richtigen Vorbereitung, ein paar gezielten Fragen und einem guten Draht zu deinen Dienstleister:innen hast du alles in der Hand. So planst du Events, die wirklich funktionieren – für dich, deine Kund:innen und alle Beteiligten.
Frag dich:
1. Willst du den Erfolg deiner Veranstaltung dem Zufall überlassen?
2. Oder lieber ein Event, bei dem Dienstleister:innen gerne wiederkommen, weil einfach alles passt?
Dann achte nicht nur auf Atmosphäre, sondern auf Arbeitsbedingungen, die dein ganzes Event-Team glänzen lassen.
Noch auf der Suche nach Profis, die mitdenken?
Auf eventbook findest du Dienstleister:innen, die nicht nur liefern, sondern mit dir gemeinsam Events auf die Beine stellen, die begeistern.
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