So meisterst du die Logistik hinter deinem Event

Viele Eventplaner unterschätzen, dass die Logistik den Erfolg und das Gesamtbild einer Tagung oder Konferenz beeinflusst. Sie umfasst den kompletten Prozess von der Auswahl aller Komponenten über die Koordination und Kommunikation bis hin zur Nachbereitung.

Wer von Anfang an jeden Schritt bedenkt, schafft nicht nur ein reibungsloses Event, sondern auch eine entspannte Atmosphäre für die Teilnehmer und die Speaker. Genau das sorgt am Ende für zufriedene Gäste, positive Rückmeldungen und dafür, dass du auch die nächste Veranstaltung planen darfst.

Die Location ist der Rahmen deines Events und entscheidet über Atmosphäre, Professionalität und Wohlbefinden der Teilnehmer. Die Auswahl des Veranstaltungsortes ist jedoch gar nicht so einfach, da viele Faktoren zusammenspielen. Häufig lassen sich Planer zu sehr vom äußeren Eindruck leiten und vergessen dabei die praktischen Aspekte.

Der erste Schritt ist daher, deine Anforderungen zu definieren:

• Wie viele Teilnehmer erwartest du?

• Brauchst du zusätzliche Räume für Workshops oder separate Flächen für Networking?

• Welche Infrastruktur ist notwendig (Parkplätze, gute ÖPNV-Anbindung oder Barrierefreiheit)?

Wir empfehlen dir, die Location persönlich zu besichtigen, da sich einige wichtige Details ausschließlich vor Ort überprüfen lassen:

• Ist der WLAN-Empfang stabil?

• Wie variabel ist die Bestuhlung wählbar?

• Wirken die Räumlichkeiten so, wie sie auf Fotos erscheinen?

• Auf welchem Weg erfolgt die Anlieferung der Materialien?

• Gibt es ausreichend Platz für das Catering und die nötige Technik?

Wenn du diese Punkte überprüfst und dir mehrere Locations offenhältst, buchst du die passende Location mit einem guten Gefühl. Passende Locations für deine Veranstaltung findest du auf eventlocations.com.

Funktionierende Technik ist bei jeder Konferenz essenziell und zudem einer der größten Risikofaktoren. Ein Mikrofon, das nicht funktioniert oder ein Beamer, der ausfällt, kann die gesamte Veranstaltung auf den Kopf stellen.

Um solche Szenarien zu vermeiden, ist eine enge Abstimmung mit einem zuverlässigen Technikpartner wichtig. Kläre vorab, welches Equipment gebraucht wird: verschiedene Mikrofone, Beamer oder LED-Screens, Ton- und Lichtanlagen oder auch Streaming-Technik für hybride Events. Plane lieber mehr ein als nötig, damit jede Präsentation funktioniert und kein Speaker ohne passende Technik dasteht.

Ein Testlauf vor Ort ist unverzichtbar, am besten am Tag vorher. So stellst du sicher, dass alle Geräte funktionieren, kein Kabel fehlt und die Präsentationen problemlos laufen. Denke auch an Backup-Equipment: Ersatzmikrofone, zusätzliche Kabel und eine weitere Möglichkeit, die Präsentationen zu zeigen, wenn der Beamer am Eventtag nicht mitspielt.

Die Technik trägt somit viel dazu bei, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Die Speaker sind die zentralen Personen auf einer Konferenz, doch gerade hier entstehen häufig organisatorische Schwierigkeiten. Einige reisen verspätet an, andere liefern ihre Präsentation erst in letzter Minute und manche überschreiten die vorgesehene Redezeit.

Die Lösung ist ein strukturiertes und durchdachtes Speaker-Management. Erstelle ein Briefing für die Speaker, das alle wichtigen Infos enthält: Agenda, Ansprechpartner, technisches Setup, gewünschtes Format der Präsentationen, Deadlines für die Einreichung und Hinweise zur Anreise und eventuellen Unterkunft. Mit diesem Dokument vermeidest du Missverständnisse und beantwortest die meisten Fragen zu Unklarheiten vorab.

Bitte alle Speaker, ihre Materialien und individuellen Wünsche spätestens eine Woche vor dem Event einzureichen und überprüfe diese rechtzeitig. Richte einen festen Ansprechpartner für alle Speaker ein, damit sie bei Fragen direkt eine Antwort bekommen. Plane Pufferzeiten im Ablauf ein, falls ein Vortrag länger dauert als eingeplant.

Die Speaker fühlen sich dadurch professionell betreut und du verhinderst unnötige Stresssituationen am Eventtag.

Die Teilnehmerverwaltung entwickelt sich organisatorisch schnell zur Herausforderung. Schon kleine Fehler führen zu größeren Problemen: falsche Namensschilder, unvollständige Daten oder fehlgeschlagene Anmeldungen.

Der beste Weg ist ein digitales Anmeldesystem. Es erleichtert die Verwaltung und sorgt für eine reibungslose Kommunikation. Teilnehmer erhalten automatisch Bestätigungen, Updates oder Erinnerungen. Zudem lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer sich bereits registriert hat.

Halte den Prozess so einfach wie möglich: wenige Klicks, klare Felder, nur die nötigen Abfragen und keine langen Texte. Achte außerdem darauf, dass die Anmeldeseite mobilfreundlich ist und sich auch auf dem Smartphone nutzen lässt, da sich viele Teilnehmer unterwegs registrieren.

Vor Ort ist es sinnvoll, die Teilnehmerliste griffbereit oder digital jederzeit abrufbar zu halten. So lassen sich kurzfristige Änderungen sofort erfassen und Chaos beim Empfang vermeiden.

Gutes Catering macht Events unvergesslich – schlechtes Catering leider auch. Die Verpflegung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Veranstaltung.

Beginne frühzeitig mit der Planung und kalkuliere großzügig, insbesondere bei Getränken und Snacks. Kaffee, Wasser und kleine Häppchen gehören zu den Klassikern, die stets verfügbar sein müssen. Bei den Mahlzeiten gilt es, besondere Ernährungsformen deiner Gäste zu berücksichtigen: vegetarisch, vegan, glutenfrei oder laktosefrei. Diese Abfrage lässt sich direkt in die digitale Anmeldung integrieren.

Achte darauf, dass das Catering zum Ablauf passt. Fingerfood eignet sich für kurze Pausen, während ein Buffet oder ein gesetztes Essen für längere Mittagspausen neue Energie für den weiteren Verlauf der Veranstaltung gibt. 

Beachte außerdem die Logistik: Wo wird serviert? Wie lang sind die Wege zum Essensbereich? Gibt es genug Platz, damit sich beim Buffet nicht alle gleichzeitig drängen? Gibt es ausreichend Sitzplätze?

Ein professioneller Caterer hilft dir nicht nur bei der Auswahl der Speisen und Getränke, sondern auch bei der Organisation – vom Aufbau über die Darbietung bis hin zum Abbau. So bleibt das Catering deinen Gästen positiv in Erinnerung und sorgt für ein gelungenes Gesamtbild der Konferenz oder Tagung.

Passende Caterer für deine Veranstaltung findest du auf eventcatering.com.

Das Event endet nicht mit dem letzten Vortrag. Die Nachbereitung ist entscheidend, um einen langfristigen Mehrwert zu sichern.

Ein kurzes Dankeschön per E-Mail gehört dazu. Ergänzend lassen sich Handouts, Fotos oder Videoaufzeichnungen mitschicken, um den Teilnehmern Unterlagen zur Verfügung zu stellen und die Veranstaltung nachhaltig in Erinnerung zu halten. Parallel bietet sich eine Feedback-Abfrage an – entweder per Online-Umfrage oder durch einen kurzen Fragebogen. Das hilft dir, zukünftige Events zu optimieren.

Auch Sponsoren oder Partner freuen sich über eine Nachbereitung. Ein kurzer Bericht mit der Teilnehmerzahl, den Highlights und dem Feedback der Gäste zeigt Professionalität und schafft Vertrauen für die nächste Zusammenarbeit.

Definiere dir eine feste Deadline für das Follow-up, damit es nicht im Alltag untergeht. So bleibt dein Event auch nach dem letzten Applaus positiv im Gedächtnis.